Willkommen zu einem weiteren informativen Beitrag rund um die Nutzung von PRTime. In diesem Artikel werden wir uns damit beschäftigen, wie man ein Projekt erstellt und Benutzer in PRTime einlädt. Diese Plattform bietet eine umfangreiche Lösung für die Zeiterfassung und Projektverwaltung, die besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet ist.
Schritt 1: Erstellen Sie ein Unternehmen
Sobald Sie sich in Ihrem PRTime-Konto angemeldet haben, beginnen Sie auf dem “Dashboard”. Unter “Ihre Firmen” haben Sie die Möglichkeit, ein neues Unternehmen zu gründen. Beachten Sie, dass die Anzahl der Unternehmen, die Sie erstellen können, im kostenlosen Abonnementplan begrenzt ist. Nachdem Sie ein Unternehmen angelegt haben, können Sie dieses verwalten und alle seine Funktionen kontrollieren.
Schritt 2: Ein Projekt anlegen
Um ein neues Projekt zu starten, navigieren Sie zuerst auf der linken Seitenleiste zu “Verwaltung” und dann zum Untermenü “Projekte”. Hier finden Sie drei Untermenüs: “Unternehmensprojekte”, “Projektunabhängige Zeiterfassung” und “Verwendungen”.
In “Unternehmensprojekte” können Sie über die Schaltfläche “Erstellen” ein neues Projekt hinzufügen. Dabei müssen Sie folgende Informationen angeben:
- Projektname
- Projekt-ID
- Beschreibung
- Kunde
- Budget
- Startzeit
- Endzeit
Sobald diese Informationen eingegeben sind, speichern Sie das Projekt, und es wird zur Liste Ihrer aktiven Projekte hinzugefügt.
Schritt 3: Benutzer zu Projekten einladen
Nachdem Sie Ihr Projekt erfolgreich angelegt haben, können Sie andere Benutzer einladen, indem Sie im oberen Menü auf “Benutzer” klicken. Dort geben Sie einfach die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, dem Sie das Projekt zuweisen möchten. Als Ergebnis wird der zugewiesene Mitarbeiter oder Freelancer in der Lage sein, seine Arbeitszeit für das betreffende Projekt zu erfassen.
Schritt 4: Arbeitszeiten erfassen
Mitarbeiter und Freelancer können ihre Arbeitsstunden in PRTime einloggen. In der Sektion “Meine Stundenpläne” finden sie einen jährlichen Kalender mit allen zwölf Monaten. Durch die Auswahl des aktuellen Monats und das Anklicken des Tages können sie die ihnen zugewiesenen Projekte auswählen und ihre Arbeitszeiten für diesen speziellen Tag protokollieren.
Für die tägliche Zeiterfassung nutzen Benutzer die Funktion “Zeiterfassung” auf der linken Seitenleiste, die sie zu “Meine Zeiterfassung” führt. Dort können sie neue Aufzeichnungen starten, indem sie auf die Schaltfläche “Aufnahme starten” klicken. Die Aufzeichnung beginnt entsprechend der Zeitzone und wird in der Spalte “Aufnahmestart” angezeigt.
Schritt 5: Monatliche Tabelle abschließen
Am Ende des Monats klicken die Benutzer auf “Fertigstellen”, um dem Buchhalter mitzuteilen, dass das monatliche Blatt fertiggestellt ist. Die Gesamtzahl der Arbeitsstunden für den Monat ist oben links in der Tabelle sichtbar. Rechts neben dieser Zahl gibt es einen Indikator “In Bearbeitung”, der anzeigt, dass die Zeittabelle noch für Eintragungen offen ist.
Fazit
PRTime ist ein effektives Tool, das die Projektverwaltung und Zeiterfassung vereinfacht. Durch die Erstellung von Projekten und die Einladung von Benutzern ermöglicht es eine zentralisierte Steuerung und Überwachung von Arbeitszeiten und Ressourcen. Mit der Nutzung dieser Funktionen können Unternehmen ihre Effizienz steigern und den Überblick über ihre Projekte und Mitarbeiter behalten.
Vergessen Sie nicht, Ihre Zeittabellen und Zeitaufzeichnungen regelmäßig zu aktualisieren, damit Ihre Arbeitsabläufe stets synchronisiert und transparent bleiben. Viel Erfolg bei der Verwaltung Ihrer Projekte mit PRTime!